Il time management (gestione del tempo) è una delle capacità più difficili da sviluppare. In questo articolo troverai 3 tecniche pratiche per trovare il tempo per i tuoi sogni.
Che cos’è il time management? Significato e definizione
Il time management è l’arte di saper gestire in modo saggio e funzionale il tempo a disposizione per massimizzare l’efficacia e l’efficienza delle proprie attività.
Attraverso una combinazione di pianificazione, priorizzazione e controllo delle attività, il time management mira a ottimizzare l’utilizzo delle risorse temporali, consentendo di raggiungere i risultati desiderati in modo più rapido, riducendo lo stress e aumentando la produttività complessiva.
Perché è importante investire nel time management
Si tratta di un processo di consapevolezza e disciplina che permette di concentrarsi sulle attività di maggior valore, evitando sprechi di tempo e distrazioni, e di adattarsi in modo flessibile alle sfide e alle opportunità che si presentano nel corso della giornata.
In sintesi, è una skill importante da possedere per raggiungere un buon work-life balance È importante distribuire adeguatamente il tempo e le energie disponibili per dedicarsi alla famiglia, agli amici, agli hobby e ad altre attività significative.
Time Management: le tre tecniche di EfficaceMente
Tutti noi continuiamo a cercare più tempo. Ma il tempo è lì, davanti ai nostri occhi: 86.400 secondi ogni giorno. In fondo, il tempo è un po’ come il talento: dovremmo smettere di cercare quello che non abbiamo, e dovremmo invece imparare a sfruttare al meglio quello che ci è stato dato.
Eccoti allora 3 tecniche per migliorare la tua gestione del tempo.
La tecnica del pomodoro di Cirillo
Questa tecnica ideata da Francesco Cirillo è tanto semplice quanto efficace:
- scegli un’attività da svolgere.
- Imposta il pomodoro su 25’: ehhhhh?! Ma che ti sei fumato?! Ma si, parlo del classico timer a forma di pomodoro che si utilizza in cucina! ;-)
- Lavora sull’attività scelta finché il pomodoro non suona e poi fai un segno su un foglio di carta.
- Fai una breve pausa (5 minuti possono andare).
- Ogni 4 pomodori, concediti una pausa più lunga.
Questa tecnica è ottima per prepararsi ad un esame universitario o per lavorare ad un progetto di lavoro importante. Inoltre, il timer a forma di pomodoro in bella vista ti permette di applicare al meglio la legge di Parkinson. Se vuoi approfondire la tecnica del pomodoro, puoi scaricare gratis l’ebook in italiano. Un grazie a Luca per la segnalazione.
Il sistema Autofocus
Gestire il tempo spesso significa gestire le proprie attività nel modo più efficace. Per quanto mi riguarda, organizzo la mia to-do list adottando il sistema Getting Things Done, di cui presto scriverò una serie di articoli. In questo post però voglio parlarti di un altro sistema che ha colpito la mia curiosità, per la sua semplicità ed immediatezza: il sistema Autofocus di Mark Forster. Ecco come funziona in breve:
- Prendi un quaderno e scrivi una lista di tutte le cose che devi fare.
- Scorri velocemente tutti gli elementi dell’elenco, senza fare nulla.
- Rileggi nuovamente la prima pagina del quaderno, con più attenzione, leggendo una dopo l’altra le tue attività finché non trovi quella che ti ispira maggiormente.
- Lavora su quella attività per il tempo che ritieni opportuno.
- Cancella l’attività dalla tua lista e, se non l’hai completata, rimettila alla fine della tua lista.
- Torna sulla prima pagina e ripeti il punto 2 e 3.
- Passa alla prossima pagina e ripeti il processo.
- Se nessuno degli elementi sulla pagina ti ispira, allora abbandona quelle attività tenendone traccia con un evidenziatore (questo non vale per l’ultima pagina dove stai raccogliendo le attività incomplete o che ti saltano in mente di volta in volta).
- Arrivato all’ultima pagina, ricomincia dalle pagine ancora attive.
Se vuoi approfondire il sistema Autofocus, trovi qui l‘articolo completo in italiano (e poi non ditemi che metto solo materiale in inglese!).
I 4 quadranti di Stephen Covey
Stephen Covey è IL guru della Crescita Personale. Con il suo libro “Le 7 regole per avere successo” ha venduto milioni di copie e cambiato altrettante vite. Uno dei principi suggeriti dal Dr. Covey per gestire al meglio il proprio tempo è quello dei 4 quadranti:
Considerando le variabili di importanza ed urgenza, qualsiasi attività può ricadere in una di queste 4 categorie:
- Q1 – Le crisi. Sono attività importanti e urgenti. Alcuni esempi di queste attività sono: preparare un esame 3 giorni prima della prova, predisporre un documento per un cliente a pochi giorni dalla scadenza, etc. Se le tue giornate sono piene di queste attività, non puoi gestire il tuo tempo: sono loro che lo gestiscono. Dovrai sempre affrontare delle crisi, ma puoi farle diminuire nel numero, cercando di spostare queste attività nel quadrante…
- Q2 – Le opportunità. Sono attività importanti, ma non urgenti. Alcuni esempi di queste attività sono: fare sport, fare delle visite di check-up, pianificare il lavoro, lavorare per realizzare un proprio sogno, etc. Più tempo dedichi a queste attività, meno crisi dovrai affrontare. Ogni minuto investito nel secondo quadrante, ti offrirà lauti interessi nel futuro.
- Q3 – Le interruzioni. Sono attività non importanti, ma urgenti. Rientra in queste attività rispondere ad alcune telefonate o e-mail. Se continui a passare il tuo tempo rispondendo alle urgenze degli altri, non potrai mai gestire il tuo tempo.
- Q4 – Le sciocchezze. Queste attività non sono ne importanti, ne urgenti. Alcuni esempi pratici? Facebook, gli IM, la Gazzetta dello Sport, le catene di sant’Antonio, etc.. Ammettilo, quanto tempo dedichi ad almeno una di queste attività?
Conclusioni: come avere un buon time management
Hai capito, quindi, come puoi ottimizzare il tempo a tua disposizione? Avere un buon Time Management, in definitiva, è l’opportunità di trasformare il tempo a disposizione in un’opportunità per il successo personale e professionale.
In questo articolo vengono suggerite tre tecniche, ma se tu ne hai altre da consigliare la aspetto qui sotto nei commenti e magari un giorno proverò anche a metterla in pratica.
Se, invece, sei un lettore che non ha mai messo in campo nella propria vita strategie di Time Management, ora hai tutti gli strumenti per farlo: poi non potrai venirmi a raccontare che ti manca il tempo. 😉
Foto di gutter
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:) Straordinario!
I quadranti poi sono veramente uno strumento straordinario, mi hanno risolto molto problemi di Time Management.
;) un abbraccio!
Ciao Matteo,
se ci pensi i 4 quadranti di Covey non sono uno strumento chissà quanto sofisticato, eppure se li interiorizzi ti fanno cambiare drasticamente il modo in cui vedi (ed affronti) le attività quotidiane.
Un saluto.
Ciao, è da un pò che ti seguo, mi voglio complimentare con te per il tuo blog, gli articoli sono molto interessanti e tutti assieme costituiscono davvero un bagaglio efficace(mente :) ) per trascorrere le giornate con quello slancio in più, che ad esempio tu identifichi nella corsa, o con quella chicca in più come ad esempio utilizzare Pennies o moneytrackin per risparmiare :) . Complimenti vivissimi! Continua così!
Andrea
Grazie per il commento Andrea.
La prossima volta che parlo di motivazione, tra le varie tecniche, voglio inserire i tuoi commenti! ;-)
Andrea.
Bel post, molto ben strutturato e davvero interessante. Tempo fa, con un approccio meno “scientifico” ho affrontato un tema simile sul mio blog, sull’organizzazione del tempo per chi lavora come freelance: il tuo rubinetto del tempo perde?.
Di fatto se non ti dispiace citerò questo articolo nel post in questione, inserendolo come link.
Troppo bello il titolo del tuo post! ;-)
Non lavoro come freelance, ma riesco ad intuire la problematica: quando sono gli altri ad organizzare il nostro tempo, per quanto possa essere fastidioso, siamo costretti a rispettare certe scadenze. Quando siamo noi a dover organizzare il nostro tempo… sono guai! E allora la determinazione o la volontà di “trattenere più tempo possibile per noi stessi”, sono le poche risorse che abbiamo per gestire al meglio il nostro tempo.
Grazie per avermi segnalato il tuo articolo (e per il link!).
Andrea.
Figurati, garzie a te per scrivere articoli così interessanti piuttosto! Il tempo e la sua gestione sono un argomento importante per tutti, indipendentemente dal tipo di lavoro o di vita che si ha. È strano ma a volte sembra che per organizzare il proprio tempo valga la pena di perderne un po’ ragionando su come questo non sia una risorsa inesauribile (per il singolo soggetto, non in termini assoluti), e che quindi va utilizzata nel migliore dei modi.
Ciao, giravo un po’ in rete e ho trovato questo blog… è molto interessante, complimenti! Quasi quasi mi stampo qualche articolo e provo a seguire i vostri consigli!
Fammi sapere come va RakuenKiba! Lo spirito del blog è proprio questo ;-)
ciao Andrea questo è il mio secondo commento dopo solo un’ora che sto seguendo il sito….scusa il disturbo ma sono veramente intenzionato a cambiare vita…allora volevo chiederti,ma l’autofocus va contro la legge di Curley che dice che dobbiamo pensare a una cosa sola e mandare tutto il resto a p…..e(mentre l autofocus propone una lista delle coe da fare), oppure incoraggia la legge di Curley nel senso di fare una lista di cose da fare per poterle fare una alla volta per il tempo che decidiamo noi(e quindi fare una sola cosa mandando tutto il resto a p…..e)….cioè le due cose sono correlate? grazie e complimenti per il sito
ah un’ultima cosa..qual è il metodo più efficace dei tre secondo te?
Ciao Raffo,
Il disturbo? Ma stai scherzando? ;-)
Le due cose sono strettamente correlate. Personalmente non utilizzo la tecnica dell’Autofocus, ma in qualsiasi modo tu decida di organizzare le tue attività è importante che ti concentri su una cosa alla volta.
Dai tutta la tua attenzione a ciò che stai facendo, completala e passa avanti.
Ecco come autofocus e Legge di Curly posso combaciare.
Andrea.
ciao, un’informazione dopo tutte queste interessantissime iformazioni asssrbite…esistono esercizi, giochini, o “esempi di vieo tratti da film” che possano rendermi più pratica tutta questa parte????
grazie di cuore,
nadia
Uhm… domanda interessante:
per quanto riguarda gli esercizi.. la tecnica del pomodoro ed il sistema autofocus sono di per sè molto pratici (qui trovi un video sull’autofocus spiegato dall’autore)
Per quanto riguarda i quadranti di covey ti propongo un esercizio di una settimana: prendi un foglio di carta, dividilo nei 4 quadranti di Covey e riempilo man mano che completi un’attività durante le tue giornate. Alla fine della settimana è interessante vedere quale dei quadranti hai riempito maggiormente: io punto 100€ su Q1 e Q4! ;-)
complimenti davvero interessante grazie per i consigli
Che bello vedere che anche gli italiani esportano tecniche di time management http://en.wikipedia.org/wiki/Pomodoro_Technique
La tecnica del pomodoro potrebbe anche essere utile…se il ticchettio di quest’aggeggio non fosse così fastidioso! Forse sarebbe meglio sostituirlo con qualcosa di digitale.
Esiste questo sito http://www.pomodoro.me/
Pomororo virtuale senza ticchettio :)
ciao! (e ciao ad Andrea! =) )
Ciao Andrea,
premesso che ti leggo sempre con estremo piacere, vorrei suggerire a Daniele e agli internauti che volessero praticare la tecnica del pomodoro questa fantastica estensione che ho scoperto su google chrome (ce ne sono altre simili, ma secondo me questa è la migliore!):Pomodoro Daisuki
link: https://chrome.google.com/webstore/detail/pomodoro-daisuki/nbggjgoannejpkpeamcdmnpdngnpkcln
Dura lotta contro la procrastinazione!!! :)
il link non funziona, mi dice “articolo non trovato”
Interessante, davvero.
Sto cercando di applicare la tecnica del pomodoro, ma non riesco a essere molto rigida… le pause di 5 minuti mi appaiono troppo brevi, non faccio nemmeno in tempo a prepararmi un tè o un caffè. Poi a volte, se sto leggendo qualcosa d’interessante, non riesco a scollarmi dal testo e i 25 minuti si prolungano inevitabilmente ^^. Non saprei, forse non fa esattamente per me, oppure dovrei modificarla un po’ secondo le mie esigenze… però mi chiedo: c’è un limite entro cui stare? Di quanti minuti si può variare?
E ancora: affidarsi semplicemente all’istinto e staccare dallo studio semplicemente appena ci si rende condo che la concentrazione sta venendo meno potrebbe ugualmente funzionare?
Grazie, Andrea. Adoro il tuo blog, gli articoli sono sempre uno più illuminante dell’altro!
ciao hai delle idee meravigliose…anti procrastinazione…sto cercando di adottarle tutte :) senti potrei avere anche io il link all’articolo di cui parla Chameleon Copywriter ? vorrei leggere vari tipi di approccio anche dal punto di vista del free lance anche se in verità il tuo blog è ultracompleto..e anzi mi iauta molto nel mio periodo di cambiamento in cui sto cercando dopo molti traguardi raggiunti con fatica , di cercare un tipo di organizzazione miglire che mi permetta di respirare mentalmente e nons entirmi sempre sopraffatta dalle incombenze…thanks :)
ciao stai facenod un lavoro stupendo..e mi aiuti molto nella mia produttività e nel non procrastinare. senti potrei avere anche io il link di Chameleon Copywriter..vorrei leggerlo. a presto e continua così sei super…
Leggo da tanto questo blog, ma non avevo mai realmente seguito una tecnica da capo a fine.
Ora, dopo tre anni di non studio, ho cominciato ad usare la semplice tecnica del pomodoro, e funziona!
L’unico vero scoglio come sempre è iniziare!
Ma appena ci si mette lì, sfidando se stessi ai primi 25 minuti, poi ci si rende conto che è semplice continuare!
Sono davvero felice ti sia stata utile Andrea. Keep going ;-)
Ciao Andrea,
purtroppo studiando ingegneria informatica lo studio richiede sempre l’utilizzo del PC.Il problema è che in questo ambito mi distraggo molto facilmente(andando su facebook,instagram,youtube ecc…).Come potrei fare per bloccare la navigazione su questi siti in modo tale da concentrarmi meglio?
Ti consiglio di utilizzare l’estensione pre Chrome HabitLab, sviluppata dalla Stanford Univeristy.
Ciao Andrea, dopo aver letto il tuo articolo sul Time-managment, penso che approfondirò lo studio sui 4 Quadranti, è stato veramente molto interessante.
Complimenti per il lavoro.
Un Saluto, Fabrizio
Grazie Fabrizio. A presto.