Ci sono 10 attività che ti stanno facendo perdere tempo: eliminale e riprenderai il controllo delle tue giornate (no, non sono necessariamente le attività a cui tutti potrebbero pensare…).
“Ami la vita? Allora non perdere tempo, perché è la sostanza di cui la vita è fatta.”
B. Franklin.
Qualche settimana fa ho condiviso sulla pagina Facebook di EfficaceMente questa immagine virale.
Naturalmente le “statistiche” riportate sono indicative, eppure non si discostano poi molto dalla realtà.
Ogni giorno, infatti, in media:
- Controlliamo il nostro smartphone per ben 85 volte (fonte).
- Trascorriamo 317 minuti davanti ad uno schermo (TV, laptop, smartphone e tablet) (fonte).
- Sprechiamo più di 2,72 ore lavorative in distrazioni (fonte).
- Impieghiamo 23 minuti e 15 secondi per ritrovare il focus ogni volta che ci distraiamo (fonte).
Da anni mi professo un grande fan della dieta mediatica e a leggere queste statistiche, sembrerebbe proprio che eliminare le distrazioni, soprattutto quelle “digitali”, potrebbe essere la risposta definitiva per non perdere tempo in ufficio e all’università.
Ma siamo davvero sicuri che diventare dei robottini super-disciplinati, sia l’unico modo per non sciupare il nostro tempo?
Prova a pensarci…
…se paradossalmente lavorassimo tutto il giorno, senza la minima distrazione, ma sulle attività sbagliate, non staremmo forse sprecando la nostra vita lavorativa (e non solo)?
Ecco perché nell’articolo di oggi voglio proporti un approccio alternativo alla gestione del tempo.
Non l’ennesima tecnica di time management riproposta in 1.000 salse diverse, ma una visione strategica che ti aiuterà a riprendere il controllo delle tue giornate e a smettere di perdere tempo inutilmente.
Le 10 attività che devi eliminare subito dalla tua vita se non vuoi più perdere tempo
“Le persone pensano che avere focus significhi dire ‘Sì’ a ciò su cui vuoi concentrarti. Ma non è affatto vero. Avere focus significa dire ‘No’ alle altre 100 attività che potresti fare. Devi scegliere con estrema cura. Sono orgoglioso delle cose a cui abbiamo detto ‘No’, come di quelle a cui abbiamo detto ‘Sì’. L’innovazione è dire ‘No’ a 1.000 altre idee.”
Steve Jobs.
Avere focus significa dire ‘No’. E farlo costantemente e con assertività è uno di quei tratti caratteriali che richiedono un’intera vita per essere sviluppati.
Eccole allora le attività di cui devi sbarazzarti immediatamente se vuoi smettere di perdere tempo.
Le ha elegantemente elencate per noi Richard Koch, autore del libro “Il principio 80/20: il segreto per ottenere di più con meno“.
Le attività che gli altri vogliono costringerti a fare
Senso di colpa. Senso del dovere. Senso di responsabilità.
Scegli il tuo “senso” preferito e… liberatene, perché ti sta facendo perdere un mare di tempo.
No, sul serio, pensa a tutte quelle attività che ti senti obbligato a fare, ma che in realtà in nessun modo contribuiscono a farti raggiungere i tuoi obiettivi o a renderti più felice.
Sì, sai bene di cosa sto parlando: parlo di tutte quelle attività che gli altri (colleghi, amici, parenti, etc.) ti scaricano addosso come sacchi dell’immondizia e di cui tu ti occupi diligentemente per quieto vivere o per elemosinare qualche pacca sulla spalla.
Ho uno scoop per te!
Fare lo zerbino è un modo “malato” per ottenere l’apprezzamento degli altri.
Se vuoi essere davvero rispettato, ma soprattutto se vuoi rispettare il tuo tempo, impara a dire ‘No’, con gentilezza e fermezza, a questi “sacchi dell’immondizia” che ti vengono continuamente lanciati addosso.
“Credi in te stesso. Gli unici ad apprezzare uno zerbino sono quelli con le scarpe sporche.”
L. Buscaglia.
Le attività che sono sempre state fatte così
Ogni volta che hai un dubbio sul perché sia necessario fare una certa attività e ti viene risposto “perché è sempre stato fatto così“, SCAPPA!
Scherzi a parte, spesso siamo noi stessi a cadere in questa pericolosa trappola.
Ci abituiamo a fare le cose in un certo modo e insistiamo a sprecare tempo ed energie pur di non dover accendere il cervello per un minuto e pensare ad un modo innovativo per ottenere di più con minori sforzi.
Il rischio è quello di perdere tempo a spingere un… “carro con le ruote quadrate“.
Le attività per cui non sei portato
Conosci la parabola dei talenti?
Un ricco commerciante parte per un viaggio e affida i suoi beni ai suoi servi. A un servo dà cinque talenti, al secondo due talenti e al terzo un talento.
I primi due investono i propri talenti e riescono a raddoppiarne il valore; il terzo, invece, temendo di perdere il proprio talento, lo sotterra.
Al suo ritorno, il padrone elogia pubblicamente l’operato dei primi due servi e condanna, invece, il comportamento dell’ultimo.
Smettila di perdere tempo su attività su cui sei negato!
Dissotterra il tuo talento e inizia ad usarlo. Questa è l’unica maniera efficace per moltiplicarne il valore e moltiplicare il tuo tempo.
Le attività che non ami fare
“Sceglierò sempre un pigro per fare un lavoro difficile, perché troverà sempre un modo facile per farlo”.
Bill Gates.
Ah! Ti ho visto!
Hai avuto un fremito di piacere appena hai letto questo quarto punto, ammettilo!
Prima di metterti beatamente a cazzeggiare, leggi attentamente qui: per ottenere ciò che ami, dovrai sempre sorbirti una dose di attività che odierai. Sempre.
Questo però non significa che devi farne più del necessario.
Ogni volta che incontrerai sul percorso verso i tuoi sogni attività che non ami fare, chiediti:
- posso evitarla?
- posso eliminarla?
- posso delegarla?
Se la risposta è ‘No’ a tutte e tre le domande, ingoia il rospo e affrontala subito.
Le attività che vengono interrotte di continuo
23 minuti e 15 secondi. Vorrei che rileggessi questo dato con particolare attenzione.
Come abbiamo visto nell’introduzione dell’articolo, infatti, serve quasi mezz’ora per ritrovare il giusto focus dopo ogni interruzione.
Ridurre al minimo le interruzioni e lavorare in maniera continuativa e focalizzata è dunque uno dei migliori metodi in assoluto per non perdere tempo.
Ma vediamo quali sono le altre 5 attività di cui devi sbarazzarti immediatamente per non sprecare il tuo tempo. Continua a leggere.
Le attività di cui non frega niente a nessuno
Ami fare i “fiocchetti rosa ai maiali“? Smettila… sul serio.
Essere perfezionisti è uno di quei difetti di cui, sotto sotto, andiamo orgogliosi.
Ogni volta che ne abbiamo occasione infiliamo nei discorsi frasi del tipo: “eh, sai, sono un perfezionista!“, condite da una finta aria contrita.
La verità è che essere dei dannati perfezionisti, non solo ci fa perdere tempo, ma di fatto è una delle cause principali dei treni persi nella nostra vita e del nostro potenziale inespresso.
Smettila di farti le pippe mentali su attività di cui non frega niente a nessuno: vai al punto, concentrati sull’essenziale, investi il tuo tempo sulle vere priorità.
Ps. se sei consapevole di quanto il tuo perfezionismo ti stia limitando, trovi 3 strategie per liberartene in questo articolo.
Le attività che hanno già richiesto il doppio del tempo previsto
“Molti si intestardiscono a proseguire lungo la via scelta, perdendo di vista il loro obiettivo.”
Friedrich Nietzsche.
Hai mai sentito parlare di “fallacia dei costi irrecuperabili” (sunk cost fallacy)?
Si tratta di un bias cognitivo che ci spinge a continuare ad investire nelle cause perse.
Quando impegniamo energie, tempo e soldi su uno specifico progetto e questo va male, siamo riluttanti ad abbandonarlo. Ci ritroviamo così ad investire ancora più risorse, accumulando ancora più perdite.
Un esempio semplicissimo?!
Pensa a tutte le volte in cui hai continuato a guardare un film pessimo: “Ma sì, ormai lo finisco di vedere questo filmaccio, tanto ormai ne ho già visto un’ora!”.
Se vuoi davvero riprendere il controllo delle tue giornate e smettere definitivamente di perdere tempo, impara a tagliare le perdite senza pietà.
Datti una precisa scadenza e se ti accorgi che le attività pianificate stanno richiedendo troppo tempo e non ti stanno dando i risultati sperati, fermati immediatamente e riprova con una nuova strategia.
Ps. Guai ad usare questa cosa come una scusa! Quando parlo di “precisa scadenza”, non intendo… 2 giorni!
Ho parlato degli “esperimenti a tempo” in un estratto gratuito della prima Facebook live che ho tenuto con gli iscritti all’edizione 2017 di #365 – Un anno epico. Eccolo:
Le attività che hai delegato a collaboratori sbagliati
Il punto 8 è un po’ diverso dagli altri.
Il problema qui non sono le attività in sé, ma piuttosto i collaboratori che scegliamo per raggiungere i nostri obiettivi.
Quando iniziamo a delegare alcune attività, è del tutto naturale che impiegheremo più tempo a spiegarle ai nostri collaboratori, piuttosto che a farle noi stessi.
È fondamentale resistere a questo impulso e continuare a formare i nostri collaboratori, finché non saranno in grado di svolgere quelle attività meglio di noi.
Allo stesso tempo però, se non investiamo energie nella scelta e nella formazione dei nostri collaboratori, il rischio è quello di trovarci, anche dopo mesi, a sprecare più tempo del necessario sulle attività delegate.
Occhio: questo punto può farti fare il salto di qualità o farti rimanere un professionista/imprenditore di seconda categoria.
Le attività facilmente automatizzabili
Quando furono inventati i primi personal computer, si diffuse la convinzione che l’orario di lavoro si sarebbe ridotto sensibilmente e gli impiegati avrebbero avuto molto più tempo libero a loro disposizione.
Non è andata esattamente così.
Da una parte i dispositivi digitali stanno succhiando sempre di più la nostra attenzione e, dall’altra, essendo sempre connessi, di fatto l’orario di lavoro si è espanso, perdendo i suoi naturali confini.
Questo però non significa che non possiamo utilizzare le tecnologie digitali per quello che era il loro scopo iniziale: automatizzare le attività ripetitive.
Personalmente sono un grande fan (e utilizzatore) di servizi come IFTTT e ogni volta che mi ritrovo a fare la stessa attività per più di 3 volte di seguito, mi chiedo: come posso automatizzarla?
Rispondere ai messaggi
Nell’elenco originale, la decima attività (inutile) inserita da Koch è: “rispondere al telefono“.
Considerando che il libro è stato pubblicato per la prima volta nel 1997, mi sono permesso di aggiornarla con un più generico “rispondere ai messaggi” (email, WhatsApp, messaggi vocali, etc.).
Devi infatti prendere consapevolezza che il tuo tempo va difeso ad ogni costo e se permetti ad una qualsiasi notifica di dettare la tua agenda, sarai condannato a vivere la tua vita alla mercé delle priorità altrui.
Come non perdere tempo: conclusioni (e un regalo)
Mi auguro che questo articolo ti convinca finalmente ad eliminare o ridurre drasticamente le 10 attività succhia-tempo per eccellenza che abbiamo appena visto.
Ho pensato inoltre di condividere con gli iscritti alla newsletter di EfficaceMente una seconda lista, in cui ho raccolto le 10 attività su cui invece dovresti spendere la maggior parte delle tue giornate.
Se sei già iscritto, dovresti aver ricevuto via email il link per scaricare questa lista, se invece non fai ancora parte dei +100.000 iscritti della newsletter gratuita di EfficaceMente, inserisci il tuo nome e la tua email per iscriverti e sbloccare questo contenuto aggiuntivo:
Bene, direi che per oggi è tutto…
Ho come il sospetto che questa settimana sprecherai molto meno tempo. Alla prossima!
Andrea Giuliodori.
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Puoi starne certo… grande ed efficace articolo! Qualità preziosa delle informazioni. E bravo Andrè
Mi ritrovo molto nel punto 6 (sai, sono un perfezionista :D) e nel punto 4… ho sempre rimandato i lavori commissionati da altri, mentre sui miei sono sempre riuscito ad avere un focus assoluto. Ritrovare qui questi 2 motivi mi fa capire che ci devo comunque ancora lavorare ;)
Avanti!
Quando ho smesso di fare le attività che gli altri si aspettavano da me, ho ribaltato la mia vita, in meglio.
Manca il punto 8 nella lista, o Chrome me lo sta nascondendo? ;-)
AHAHAH, non ci crederai mai Andrea, ma mi sono reso conto che nell’articolo effettivamente il punto 8 non era riportato! Sistemato!
Tra l’altro è un punto davvero importante.
Ho un dubbio piuttosto consistente…
Nel pt. 5 dici che ci vogliono più di 23 min per ritornare al focus dopo una pausa/distrazione.
Allora usare la tecnica del pomodoro è controproducente? Se dopo una pausa ho bisogno di 23 min per riprendere la concentrazione vuol dire che di lavoro effettivamente focalizzato ho fatto solo 2 min..sui 25 del pomdoro..
Infatti la tecnica del pomodoro per essere usata al meglio richiede che nei 25 minuti di “pomodoro” si “chiuda il cerchio” di una piccola attività (es. studio di un paragrafo), per poi staccare qualche minuto e riprendere con una nuova attività.
Bisogna inoltre considerare la differenza tra una distrazione e una pausa meritata.
Forse ero io che non l’avevo mai intesa così. Cioè per me utilizzare la tecnica voleva dire fare un lavoro concentrato su un compito intero e non solo ”chiudere il cerchio”. Ma magari ho sempre capito male io eh :D
Se utilizzi la tecnica del pomodoro senza organizzare prima il lavoro in micro-obiettivi da 25 minuti, rischia di essere controproducente. Quello è un grosso limite della tecnica ed uno dei motivi per cui uso cicli circadiani di 90 minuti.
Visto il mio lavoro… magari passassi solo 5 ore al giorno davanti ad uno schermo! Sono almeno il doppio… :D :D :D
Parto da una critica: essendo fieramente iscritto al tuo blog, ho letto la lista delle 10 attività consigliate e non la ho trovata utile. Quei 10 punti scritti così senza una spiegazione non danno molta informazione… sono degli spunti che sembrano suggerire un semplice “YOU DON’T SAY” quanto tu magari in mente quando li hai scritti avevi tutta una serie di ragionamenti che non traspaiono (magari puoi spiegarli nella prossima lettera del lunedì, a me farebbe piacere)
Poi approvo il delegare always, ma il problema è che non sempre si trova qualcuno a cui farlo per le risorse che si ha a disposizione (ahi).
Per il resto, articolo interessante… ridurre le cose non essenziali è fondamentale per riuscire ad ottenere di più dalle nostre giornate. Tnx :)
Come stabilire se uno è negato? Se uno tarda ad avere risultati non vuol dire che con la tigna non li ottenga…che vuol dire negato….vabbeh per motivi fisici forse un alzatore di pallacanestro non può essere basso mah…per il resto dove sono i limiti se c’è passione lavoro e senso critico? Sembra andare in contrasto con quanto prescrivi riguardo alla tigna e alla motivazione, Andrea….E anche in distonia con il precetto di fidarsi del proprio intuito, di credere nella possibilità di realizzare gli obiettivi che senti tuoi, a dispetto di coloro che li ritengono impossibili….
Ciao Allegra, nel video presente all’interno dell’articolo parlo degli “esperimenti a tempo”: un ottimo strumento per capire quando ha senso proseguire con tigna su un dato progetto e quando invece ha senso abbandonare.
In generale non ho mai sostenuto la filosofia del “ci devi crederci”. MAI.
Io sono per un approccio molto più pratico: ci si dà una data di scadenza precisa (es. 90 giorni), in questi 90 giorni si “sputa il sangue” senza mai risparmiarsi, ma se al termine dei 90 giorni non si è fatto il minimo progresso, è inutile insistere.
Ps. i 90 giorni sono indicativi, vanno naturalmente aggiustati in base ai diversi progetti.
Mah…impossibile che se uno si applica per tot tempo con un METODO VALIDO non migliori…scusa la polemica ma sono diplomata in conservatorio due volte, oboista, e per anni dico anni non fece progressi quando studiavo…avevo buone valutazioni perché esigevano poco all’inizio ma davvero era il metodo e l’impostazione sbagliata….chiunque avrebbe mollato. So di gente che per anni sembrava negata, non tieni in considerazione il BLOCCO PSICOLOGICO o i tempi individuali? Se una persona vuole a tutti i costi e morirebbe a non puntare tutto su una certa cosa deve fermarsi solo perché per un lungo periodo non procede? Ci sono piante che fioriscono dopo anni e stagioni dalla semina….non dovrebbe contare ciò che il cuore sceglie? Allora chi è capace di fare una cosa ma tarda a vedere la svolta ed è troppo vecchio per gli standard di un certo contesto dovrebbe mollare e rassegnarsi ad un obiettivo più semplice? Non so….credo sia disumano volere davvero una cosa che non puoi avere…credo, e spero che come dice mio padre che come te è ingegnere se una cosa è impossibile smetti naturalmente in breve di volerla per una sorta di difesa…
Diciamo che quella di non fare cose per cui sei negato contrasta anche il precetto di svolgere proprio le attività che gli altri ritengono impossibili ( tipo raggiungere certe posizioni yoga ad una certa età se non le si è mai praticate ).
riguardo al punto 7, come capire se è ora di quittare/abbandonare o se stiamo per fare “il matto dei 99 cancelli”?
Lo spiego nel video presente nel post, proprio al termine del punto 7 :)
grazie, ho alcune difficoltà ad aprire il video, ma ci riuscirò!
Te lo chiedevo perché mi sembrava un po’ in contrasto con il “provaci a fondo e con tigna senza fermarsi alla prima difficoltà”
brevemente: ho investito tutta la mia vita nello studio della biologia molecolare e nella ricerca di base o clinica; non riuscendo ancora ad avere un minimo di posizione o di riconoscimento, a 30 anni suonati, mi chiedevo se non fosse il caso di mollare per fare tutt’altro!
anyway…grazie ancora per il tuo lavoro, questo blog è una secchiata d’acqua gelata per svegliarsi fuori!
Spesso quando chiedo ad un mio interlocutore se le abbia provate davvero tutte prima di mollare, spesso mi viene risposto di “Sì”, salvo poi scoprire che “tutte” non è una definizione accurata nel loro caso…
La prima cosa che mi viene da pensare ad esempio è se hai provato ad alimentare la tua passione per la biologia molecolare solo in un ateneo Italiano, o hai avuto esperienze anche all’estero, o semplicemente in altri atenei…
touche!
per troppo tempo mi son fissata principalmente sullo stesso ateneo, cambiando dipartimento certo, ma sempre lì, nella stessa città … perché lo considero l’eccellenza, ma come dici tu in uno dei tuoi post “per ottenere qualcosa, devi muoverti!”
certo, senza dei “ganci” è piuttosto difficile risultare credibili, nonostante tu abbia tutti i titoli necessari (…ops, questa sembra una scusa frignona)
Questo è un articolo ben fatto e completo. Entra nella mia top 10 del Blog. Mi auguro che in futuro tu scriva in maniera sempre più chiara senza rispettare il politically correct perché sul tema della gestione del tempo ce n’è tanto in giro. Bisogna invece essere diretti e dire le cose come stanno. Grazie. :)
Ciao Andrea, ottimo articolo. Tra tutti i punti da te elencati mi sta molto a cuore quello relativo al “Si è sempre fatto così”. Dico questo perché è un pensiero che troppo spesso oscura la lucidità delle persone. Sono convinto che “Si è sempre fatto così” sia una delle frasi più pericolose che ci sono in circolazione. E’ una frase dalla quale i personaggi di successo della storia hanno sempre preso le distanze. Quante volte a lavoro e nella vita privata vediamo mettere in atto quest’atteggiamento mentale? Troppe purtroppo. La resistenza al cambiamento è molto forte nelle persone e per questo motivo continuiamo a fare le stesse cose. Così facendo non ne potremo mai imparare di nuove e continueremo ad essere le stesse persone.
Grazie dell’articolo.
Marco.
Ma dai! Facebook entra in tutti i posti in classifica…
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Ciao!!!! Lo so, lo so, lo so. So tutto ma è sempre utile ripeterSElo ogni tanto!
Complimenti e grazie di cuore.