Se in questo periodo continui a chiederti come organizzare la giornata lavorativa, ho una soluzione per te: il metodo della pallina da GOLF.
“Se fallisci nel pianificare, stai pianificando il tuo fallimento”.
Benjamin Franklin.
Vediamo se questa scena ti suona familiare…
Suona la sveglia, ti alzi, mangi qualcosa al volo ed esci per andare in ufficio. Lotti un’oretta in mezzo al traffico, ma alla fine arrivi alla tua scrivania, e all’improvviso…
BOOOM!!!
…sono già le 7 di sera e non hai la più pallida idea di che fine abbiano fatto 10 ore della tua vita: per tutto il giorno hai corso come un matto dietro ad urgenze, scadenze ed emergenze, eppure hai quella sgradevole sensazione di non aver realizzato quasi nulla di importante.
Sei stanco, come se avessi corso una maratona, ma quei 42.195 metri li hai fatti sopra un dannato tapis roulant, senza progredire neanche di un centimetro verso i tuoi obiettivi.
Se ti ritrovi in questa scena, questo articolo sull’efficacia nel lavoro l’ho scritto per te.
Nei prossimi minuti vedremo come organizzare la giornata lavorativa con una pallina da golf. Sì hai letto bene: ma non preoccuparti, tra qualche riga ti sarà tutto più chiaro… continua a leggere ;-)
Organizzare la giornata di lavoro EfficaceMente: il metodo GOLF
“Un buon piano messo in pratica oggi è sempre meglio di un piano perfetto messo in pratica tra una settimana.”
G. S. Patton.
Che diamine c’entra il golf con la gestione del tempo?! Molto più di quanto potresti pensare…
Voglio infatti parlarti del metodo GOLF.
Ok, lo ammetto, sul termine GOLF forse ho giocato un pochino: niente palline o mazze. GOLF in realtà è un acronimo inglese che indica i 4 ingredienti essenziali che Dean Jackson, co-fondatore di “I Love Marketing”, suggerisce a tutti quelli che gli chiedono come organizzare al meglio la propria giornata lavorativa. Vediamoli insieme:
G come Goal (obiettivo)
“Un obiettivo è un sogno con la data di scadenza.”
Napoleon Hill.
L’errore #1 che commettono molti di quelli che vorrebbero gestire meglio il proprio tempo (senza riuscirci) è quello di NON definire obiettivi chiari per le proprie giornate.
L’errore #2 invece è quello di definirne troppi!
La metodologia GOLF richiede innanzitutto la definizione di un Goal, ovvero di un obiettivo (al singolare). Non 2, non 5, non 1.000: un solo obiettivo con cui partire.
Appena appoggiato il “sederino” sulla sedia dell’ufficio dovrai dunque decidere qual è la prima attività della giornata su cui concentrarti.
Hai 10.000 cose da fare?! Indovina un po’: se cerchi di farle tutte insieme, ne avrai sempre 10.000 più una bella dose di stress. Se invece seguirai le mie istruzioni alla lettera, ne avrai dapprima 9.999, poi 9.998… e infine arriverai a fine giornata soddisfatto e rilassato.
Ricapitolando: G come Goal (obiettivo). Inizia col definire la prima attività della giornata che intendi completare.
Ps. cerca di non essere troppo vago. Più ti è chiaro cosa devi fare e più facile sarà per te iniziare a farlo. La vaghezza infatti è una delle 4 cause letali di procrastinazione di cui parlo nell’estratto gratuito di Start! Il manuale anti-rimandite.
O come Optimal environment (ambiente ottimale)
“L’universo intero si arrende ad una mente tranquilla.”
Lao Tzu.
Molti ambienti di lavoro moderni sono tutto tranne che “ottimali”.
Mode anni ’90 come gli open space, ancora oggi osannati dai Soloni dell’organizzazione aziendale, hanno generato danni di produttività incalcolabili per le aziende (e per i dipendenti).
Questo però non vuol dire che non puoi adottare alcuni semplici accorgimenti per crearti il tuo ambiente lavoro ottimale. Eccone alcuni:
- Arriva presto in ufficio e sfrutta la prima ora per le attività che richiedono maggiore concentrazione. Questo semplice accorgimento io lo chiamo: “Il segreto della prima ora“.
- Limita l’inquinamento acustico utilizzando cuffie “noise cancelling”
, attraverso cui ascoltare anche suoni della natura (lo so, purtroppo non in tutti gli uffici è permesso). - Rifugiati in qualche sala riunioni non occupata, in cui lavorare in santa pace, evitando colleghi molesti e manager asfissianti. Fallo tutte le volte che ti è possibile.
- Riordina la tua scrivania a fine giornata. Quest’ultimo punto sembra banale, ma arrivare ogni mattina e trovare una scrivania ben ordinata contribuirà al tuo ambiente di lavoro ottimale.
, attraverso cui ascoltare anche suoni della natura (lo so, purtroppo non in tutti gli uffici è permesso).Ricapitolando: O come Optimal environment (ambiente lavorativo ottimale). Stabilita la prima attività della giornata da completare (Goal), inizia a lavorarci in un ambiente lavorativo che stimoli la tua produttività personale.
L come Limited distractions (poche distrazioni)
“Avere focus significa sapere dire No”.
Steve Jobs.
Pensaci, qualsiasi distrazione in ambito lavorativo è riconducibile ad una di queste 4 categorie:
- Internet. Il buco nero del nuovo secolo.
- Il telefono. Il trillo che non ti lascia mai.
- Le persone. Conosco “interruttori di professione” che voi umani…
- I pensieri. Quei tarli mentali che in alcuni giorni sembrano non volerti abbandonare.
Organizzare la giornata in maniera efficace significa innanzitutto prendere consapevolezza di queste distrazioni e poi minimizzarle, soprattutto in quei lassi di tempo in cui stiamo lavorando al nostro obiettivo (Goal), nel nostro ambiente ottimale (Optimal environment).
Per Internet ti consiglio di utilizzare estensioni blocca-distrazioni come StayFocusd. Per quanto riguarda il telefono, invece, togli quelle maledette notifiche per email e messaggistica: fidati, non muore nessuno se rispondi ad un’email un’ora più tardi…
Discorso diverso invece per le distrazioni legate a pensieri e persone. Per le prime devi assolutamente rileggerti questo post: “Le 3 seghe mentali che devi smettere di farti (subito)“. Per le seconde invece (le persone), spesso abbiamo a che fare con gerarchie che non consentono di “eliminare” il problema alla radice.
Tuttavia, per quella che è stata la mia esperienza da manager, anche con le “distrazioni umane” c’è sempre un margine di manovra, soprattutto se se ne discute a quattrocchi.
Non solo, ricorda che gli yesman non è detto che siano più apprezzati: spesso, saper dire “no” è indice di maturità e professionalità.
Insomma, essere più assertivo ti aiuta anche ad organizzare meglio la tua giornata.
Ricapitolando: L come Limited distractions (poche distrazioni). Quando lavori al tuo obiettivo (Goal), nel tuo ambiente ottimale (Optimal environment), impara a minimizzare sia le distrazioni elettroniche, sia quelle umane.
F come Fixed time (durata prestabilita)
“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.”
Cyril N. Parkinson.
Quella che ti ho riportato nella citazione qui sopra è in sintesi quella che si definisce la Legge di Parkinson: è un principio di produttività personale molto noto, ma spesso sottovalutato.
Se sfrutti al meglio i 3 elementi visti finora, potresti comunque ritrovarti a sprecare più tempo del dovuto per portare a termine il tuo lavoro. Come evitarlo?
Definendo una durata prestabilita (Fixed time) per le tue attività
Molti guru esaltano l’utilizzo delle to-do list, dimenticando però che una lista di attività, senza delle tempistiche, è utile per il tuo lavoro quanto la lista della spesa dello scorso venerdì.
Non limitarti dunque a stabilire su COSA lavorerai, ma decidi anche per QUANTO tempo intendi lavorarci. Questo limite temporale ti aiuterà ad essere decisamente più efficace.
Ps. all’inizio, definire delle tempistiche per il tuo lavoro sarà molto… frustrante. Difficilmente infatti ci azzeccherai al primo colpo. In questi casi sfrutta il concetto di “errore di pianificazione” che spiego nel punto 4 di questo articolo (sì, tranquillo, vale per il lavoro come per lo studio)
Ricapitolando: F come Fixed time (durata prestabilita). Appena poggi il sederino sulla sedia dell’ufficio… definisci il tuo primo obiettivo (Goal), ricrea il tuo ambiente lavorativo ottimale (Optimal environment), limita le distrazioni (Limited distractions) e stabilisci entro quanto tempo intendi completare questa prima attività.
Questo è il metodo GOLF, l’approccio ideale per organizzare la giornata EfficaceMente. Ma non devi credermi sulla parola: testalo, e poi fammi sapere come è andata nei commenti.
Beh, adesso non ti resta che chiudere la finestra del browser, spegnere lo smartphone e mettere in buca la prima attività della tua giornata lavorativa… Daje!
Buona settimana. Andrea.
Wait! One more thing…
Recentemente, ho anticipato agli iscritti del gruppo Facebook di EfficaceMente, uno dei nuovi progetti che sto… anzi, che stiamo, ultimando in queste settimane.
Da fine 2014 sto infatti collaborando con degli esperti in Second Language Acquisition, specializzati presso l’Università di Oxford, e con una start-up londinese che ha ideato una piattaforma innovativa per migliorare il proprio inglese.
L’obiettivo è quello di dare finalmente una risposta a tutti quei lettori che negli anni mi hanno posto questa stessa domanda: “posso usare le tue tecniche di studio per migliorare il mio inglese?”
Se vuoi diventare fluente in inglese, magari per cercare lavoro all’estero o per fare quel salto di carriera che il tuo inglese maccheronico sta mettendo a rischio, sono certo che questo progetto potrà interessarti.
Nelle prossime settimane ti darò tutti i dettagli. Per il momento ti lascio giusto una brevissima intro video di questo nuovo corso: YES! Inglese – Inglese fluente in 90 giorni.
Stay tuned… ;-) Alla prossima. Andrea.
AGGIORNAMENTO (anzi… UPDATE)
YES! Inglese è ufficialmente disponibile: scopri se il corso è adatto al tuo livello attraverso il test gratuito. Per iniziare il test, clicca qui.
Foto di Brian Gaid
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Ma… ma… alla “L” mi salti proprio la parte cardine e cioé come gestire/eliminare lo stress dovuto ai pensieri? Esistono dei metodi efficaci per limitarne l’infausto impatto sulla nostra vita lavorativa (e salute)?
Avevo già affrontato l’argomento in un recente articolo, “complementare” rispetto a questo: “Rimedi antistress efficaci: la tecnica SOS“.
Ne ho parlato inoltre anche in questi post.
Si, l’ho letto dopo la tua segnalazione sul gruppo del book club… però queste strategie nel mi caso valgono solo se sono in una situazione di stress ma quando arriva la calma e l’unica cosa a diminuire é solo l’adrenalina, non il lavoro o i pensieri, e le frustrazioni, i dubbi e le fisse prendono il sopravvento… ed ancora oggi non riesco a trovare un modo per me efficace per arginarle. Su cosa dovrei concentrarmi secondo te?
Allora non è un problema di stress: è un problema di seghe mentali! :-)
Vedi se trovi qualche spunto in questi 2 articoli:
Le 3 seghe mentali che devi smettere di farti subito
Come meditare: la mia esperienza pratica
Questa scena mi suona moolto familiare…e bravo Andrea hai azzeccato l’argomento!!!
;-) lo so, lo so… con la “scusa” della crisi oggi i ritmi di lavoro sono diventati sempre più serrati e le giornate caotiche sono diventate la norma: servono sempre più strumenti efficaci per affrontarle e portare a casa i propri obiettivi.
Mi sono stampata e appiccicata al mio monitor il riassunto del metodo GOLF così la mattina quando poggio il mio sederino sulla sedia dell’ufficio è la prima cosa che vedo…speriamo riesca anche a metterlo in pratica…ti saprò dire Andrea!!!
Questi articoli sul lavoro (penso a questo e a quello di qualche settimana fa sullo stress) sono utilissimi. Io ho subito moltissimo questo tipo di problemi: stress, interruzioni, continue pressioni ed emergenze, ambiente di lavoro caotico e ingestibile. Negli ultimi periodi qualcosina avevo cominciato a capire su come si poteva affrontare meglio la situazione, e infatti alcune delle cose che suggerisci le stavo mettendo in pratica. Ma trovarsele belle scritte chiare ed efficaci è tutta un’altra cosa! Non me ne posso avvantaggiare ora perché al momento non sto lavorando, ma metterò da parte questi articoli per quando dovrò tornare nell’arena (se ci tornerò) ;)
Ciao Marina, ne sono molto felice.
come detto negli ultimi mesi, sto riorganizzando un po’ EfficaceMente. L’efficacia, il leit motiv di questo blog è un concetto che ho applicato personalmente e che si può applicare agli ambiti più disparati della propria vita, ma negli anni a venire voglio concentrarmi sempre più su 3 filoni soltanto:
– Essere efficaci nello studio.
– Essere efficaci nel lavoro (con post come quello di oggi).
– Essere efficaci nella vita personale (leggi: come sviluppare abitudini efficaci).
A presto,
Andrea.
Ciao Andrea, condivido appieno questa filosofia. Solo un piccolo appunto molto personale, che riguarda più la Vita che “solo” il mondo lavorativo. Sul fatto del Goal, dell’obiettivo da cui iniziare, anch’io cerco di dividere il tutto in micro obiettivi a breve termine, per poi raggiungere un obiettivo a lungo termine. Ma ho aggiunto un surplus a questa metolodogia, e cioè il Grande Obiettivo, il Sogno da raggiungere, che diciamo è a “lunghissimo” termine. Faccio un esempio per farmi capire meglio: Sogno (Grande obiettivo, entro … anni): Comprare una casa al lago. Obiettivo a lungo termine (entro il 31-12-15): scrivere un infoprodotto su …. da vendere sul mio sito a 99 euro ai miei 3000 iscritti al sito. Micro-obiettivo: (entro fine maggio): scrivere i primi due capitoli dell’infoprodotto.
Ovviamente questo è un esempio scritto in maniera veloce e con dati non reali, ma è solo per spiegare la mia metodologia. Secondo me se non hai un Sogno, puoi organizzarti quanto vuoi ma non arrivi da nessuna parte.
Ciao Marco,
concordo al 100%. Non a caso in passato ho spesso parlato di come fare chiarezza sullo scopo della propria vita e in generale obiettivi a lungo termine. Spesso però, molto formatori si dimenticano che non basta lavorare sugli obiettivi “grandi”, ma è necessario anche collegarli ad attività quotidiane. Da questo punto di vista trovo corretto e il tuo approccio e mi auguro che il metodo GOLF ti sia di aiuto per raggiungere i tuoi traguardi.
Andrea.
Ottimo articolo! E Stay Focused mi tornerà molto utile! Avrei aggiunto qualcosa sui pensieri, magari linkando ad un articolo sulla meditazione :)
PS: pensa che la sigla di YES ha la stessa musica che uso sul mio canale di Youtube! Quando l’ho sentita ci sono rimasto corto :D
Ciao Daniele,
grazie del feedback: ho provveduto ad inserire un link nella sezione “pensieri” che trovo molto adatto.
Per quanto riguarda la musica del video, il grafico pakistano deve avertelo copiato da tuo canale! Questo mese lo metto a pane e acqua!
Scherzi a parte: sono audio con licenze commerciali, certo non mi fa piacere che sia troppo diffuso, ma devo dire che il risultato complessivo dell’intro video mi piace :-)
Ciao, Andrea! Anch’io condivido e ancora una volta il tuo post arriva puntuale nella mia vita caotica, troppo caotica. Oggi stacco e inizio a fare ordine! Ho recuperato una password grazie a una telefonata perché dall’altra parte c’era una persona gentile che ha intuito il mio disagio. Di fronte a me ci sono impegni e cose iniziate che aspettano la loro parola “Fine”. Ecco, oggi mi dedico ad alle tre più importanti :) buona settimana e grazie!
Ciao Gloria, grande: questo è l’approccio giusto ;-)
Alla prossima.
Andrea.
Ottimo articolo su cui lavorare per bene per essere efficienti in quel che si fa.
Regole semplici, quasi banali, ma che allo stesso tempo molti per pigrizia o per abitudini sbagliate e consolidate non fanno.
Ciao Giuseppe,
ho avuto esattamente la tua stessa impressione quando ho sentito l’intervista fatta da Jay Abraham a Dean Jackson. Poi mi sono chiesto: “ok, però quante volte hai applicato questo metodo alle tue giornate lavorative?” Poche…
L’esecuzione è tutto, ma più è chiaro e semplice l’approccio che dobbiamo seguire e più facilmente lo metteremo in pratica.
Bellissimo articolo, mi ci ritrovo in pieno.
Scrivi sempre bellissimi articoli, molto coinvolgenti e pieni di spunti interessanti. Ma di solito non dico niente.
Se oggi ho sentito il bisogno di lasciare un commento è perché ritengo questo post molto migliore degli altri, o forse perché mi ha colpito particolarmente visto che sembra rispecchiare la mia realtà lavorativa.
Ti ringrazio per questi preziosissimi suggerimenti,
Ciao Marzio,
grazie per il tuo commento. Naturalmente lettori diversi si rispecchiano in articoli diversi, ma sono contento che questo abbia fatto centro per quanto riguarda la tua situazione attuale.
Come anticipato, continuerò a scrivere articoli dedicati all’efficacia nel lavoro.
A presto,
Andrea.
Sintetico, essenziale ed efficace!!! Grande articolo per iniziare una settimana all’insegna della produttività! Grazie Andrea per tutto quello che fai.. Ora accendo il G.O.L.F. e non vedo l’ora di partire con il corso inglese!! Ciao!
Ciao Davide, grazie a te del commento… YES! Inglese arriva… ancora qualche settimana di pazienza ;-)
Grazie mille!….. come sempre
Grazie!
Devo iniziare subito a mettere in pratica il tuo metodo per riuscire a mettere ordine nel caos della mia attività professionale…
Un’ottima guida di come gestire le giornate. Come sempre consigli “efficaci”
Grazie Ferruccio ;-)
Leggendo la parte sull’Optimal enveironment non ho potuto non pensare all’ufficio in cui sono tirocinante…in certi casi solo il napalm può generare un optimal enveironment! :P A parte gli scherzi…articolo utile come al solito, e ho trovato molto carina anche l’idea del corso d’inglese. A questo proposito, volevo chiedere: è specifico per principianti o è pensato anche per chi mastica già un po’ la lingua?
Grazie dell’articolo, ormai sei un appuntamento fisso =)
ciao ciao
Ciao Serena, è esattamente il contrario: è specifico per chi mastica già la lingua e NON è consigliato a dei principianti :)
Ecco, ci risiamo…. inizialmente, seguivo con entusiasmo questo blog, applicavo per quanto possibile le tecniche efficaci che suggerisce Andrea, perchè bisogna ammettere che alcune tecniche di puro buon senso sono più che giuste. Ma ci sono cose che proprio, pur volendo rispettare, non tengono conto di quella che è la vita reale. In una realtà dove la vita è frenetica, sei un dipendente, devi rispondere ogni 5 minuti al telefono, nei quali tra l’altro devi eseguire lavori commisionati dal tuo capo, ti ritrovi per ovvi motivi sempre a commettere errori di distrazione che portano all’esaltazione della figura di capo da parte di chi la esercita, leggere le email e sistemare i cellulari dei tuoi datori ogni 3 minuti perchè sono delle capre, finendo per imitare Lino Banfi in “Vieni avanti cretino”, come si fa a rispettare i ritmi indicati, ad esempio, da questo articolo.
La risposta più ovvia sarebbe molla tutto e riparti da zero. E sarebbe una fantastica idea se non fosse per il fatto che poi dovrei trovare chi mi paga il mutuo e mi mantiene la famiglia aspettando che le cose mi vadano meglio.
Ad esempio, caro Andrea, dire di indossare le cuffie in ufficio per sentire musica di sottofondo…. Ma dici davvero? Vorrei capire in che mondo vive la gente, perchè se la vita è così “lounge” e tranquilla, misà che devo essere capitato nella parte della Terra più sbagliata.
Ah. Prima che qualcuno possa chiederlo. Ho provato a fare la revolution, cercando di cambiare le cose e cercando di fare capire ai miei datori di lavoro che il modo di lavorare è controproducente per tutti. Risultato? Sono andato sul filo del rasoio con il licenziamento e alla fine ho dovuto cedere per i motivi sopra citati.
Quando poi ti dicono “O lavori così o altrimenti quella è la porta e puoi anche andartene se non ti sta bene”, fate un pò voi.
Purtroppo anche se mi lamento, sono consapevole di non essere l’unico a lavorare in queste condizioni, Andrea, questa non vuole essere una lagna, non sto facendo il “bambino frignone TM” ;-), sto solo cercando di stimolarti nel farti affiancare da uno con problematiche molto più “pesanti” rispetto a quelle che potresti avere ora con la tua nuova vita.
In questo modo riusciresti a parare tiri come il mio e a coprire tutte le esigenze dei tuoi lettori.
Spero che questo lunghissimo commento possa essere stato costruttivo.
Ciao Angelo,
vedi io ho alle spalle un lavoro dipendente, tra l’altro in una realtà in cui i ritmi erano decisamente serrati e le richieste di clienti e direttori non sempre “umane”.
Questi post nascono anche da quella esperienza: quella che tu definisci “vita reale” è semplicemente la vita che ti sei scelto, quella che ti sei scelto ogni volta che hai detto “sì”, quando invece avresti dovuto dire semplicemente “no”, ogni volta che hai deciso di dedicare il tuo tempo ad attività molto al di sotto delle tue competenze per assecondare una richiesta dall’alto, ogni volta che non hai tirato fuori le palle.
Tranquillo, non sono naive: so perfettamente che dire “no” non è semplice, ma soprattutto possono permetterselo solo quelli che sono davvero indispensabili per un’azienda.
Forse Angelo non ti piacerà leggere quanto ti sto per scrivere, ma se i tuoi datori di lavoro possono tranquillamente dirti “o lavori così, o altrimenti quella è la porta”, significa che sei una commodity, che sei facilmente sostituibile.
Se è così, se sei solo un numero di matricola per la tua azienda, mi spiace ma non è colpa dei tuoi capi.
Mi auguro che quest’ultimo passaggio, anche se duro, possa farti riflettere su come ti sei posto nei confronti della tua carriera fino a questo momento.
A presto.
Andrea.
Purtroppo Andrea, so per certo che anche se fossi sostituibile, servirebbero anni di esperienza per raggiungere la fluidità lavorativa che ho acquisito io negli anni, i processi lavorativi. Non sono una commodity, o meglio non nel senso che vuoi intendere tu, perché chi fa il mio lavoro, difficilmente accetterebbe le pressioni che ricevo io. Il problema è che possono giocare sul fatto oggi la dissocupazione è tanta e molti sarebbero felici di prendere il mio posto. Il mio lavoro, senza nulla togliere, non è da manovale, è un lavoro che ho lo sai fare o altrimenti crei solo rallentamenti e casini. Certo, questo non toglie che se un datore di lavoro caprone non riesce a prevalere sempre e comunque è ovvio che arriverà a rinunciare ad una buona carta per orgoglio consapevole che ci sarà sempre un disperato da accogliere. La cosa che mi darebbe fastidio e che se fossi licenziato. Possano rendersi conto di dove hanno sbagliato e lascare privilegi ad un nuovo eventuale arrivato che sarà all’altezza soprattutto aiutato dal nuovo e placato atteggiamento dei datori di lavoro.
Mi piace leggere articoli come questo perché mi confermano certe mie convinzioni e alcuni modi di operare che trovo da sempre efficaci. Purtroppo il riordino della scrivania e dei tavoli da lavoro temo sia una battaglia che non riuscirò a vincere nemmeno nei prossimi anni, se non ce l’ho fatta in sessant’anni (fino a tre anni non ho avuto un tavolo da poter lasciare in ordine o in disordine…)
salve , non si può creare un metodo tipo ”football americano” …. prima regola = non ci sono regole, seconda regola = dai una spallata a chi disturba troppo , terza regola = torna alla prima :). Cmq a parte gli scherzi buon articolo.
Ci piace! ;-)
Nuovo layout degli articoli, molto più… Efficace!
Grazie Andrea per quest’articolo che ha messo in fila gli elementi che fino a ieri erano sparsi nella mia mente. Non conoscevo questo metodo.
Conosco il metodo Pomodoro, il quale già mi permette di riuscire a concentrarmi e – principalmente – calmarmi dalle decine di cose da fare. Oggi (domenica) pianifico la settimana prossima già implementando questi consigli!