Impara ad organizzare le tue attività: 10 strumenti per gestire EfficaceMente la tua lista di cose da fare (to-do list).
Probabilmente anche per te le vacanze sono finite ed è arrivato il momento di ritornare ai tuoi impegni: che ne pensi di ricominciare il nuovo anno gestendo le tue attività in modo più organizzato, aumentando produttività ed efficacia?
Per districarti tra le 1.000 attività che ti sommergono il primo passo è scrivere una lista di cose da fare: la tua “to-do list”. Eccoti allora le 10 migliori risorse per gestire al meglio la tua to-do list.
- Remember The Milk. Una delle migliori applicazioni web per gestire le tue attività. Grazie alla sua flessibilità Remember The Milk (RTM) si integra perfettamente con Gmail, Google Calendar, Twitter ed i principali programmi di Istant Messanging (AIM, Gadu-Gadu, Google Talk, ICQ, Jabber, MSN, Skype, etc.) permettendoti di inserire nuove attività e ricevere notifiche per le attività in scadenza. Molto utile anche la versione per iPhone e Blackberry.
- NowDoThis. Ti ho già parlato di questa applicazione minimalista quando ti ho spiegato perché penso che fare una cosa alla volta sia la strategia più efficace. NowDoThis incarna appieno questa filosofia: niente fronzoli, una sola attività compare su uno sfondo bianco fin quando non clicchi il pulsante fatto per passare all’attività successiva. Niente distrazioni: semplicità ed efficacia.
- Gmail Tasks. Alla fine anche Google ha deciso di introdurre la sua applicazione per gestire le to-do lists. Tasks è una nuova funzione del sistema di posta elettronica Gmail. Una chicca di Tasks è la possibilità di trasformare qualsiasi e-mail in un’attività con una semplice combinazione di tasti.
- Nozbe. Sei un amante dell’efficacia? Allora non puoi non conoscere la bibbia della produttività: “Getting Things Done” di David Allen (“Detto, Fatto!” nella versione italiana). Sono state realizzate decine di applicazioni per applicare la metodologia GTD. Nozbe è un’applicazione multipiattaforma per gestire le tue attività secondo i dettami di David Allen.
- Tudumo. Le applicazioni web ti danno l’allergia? Tudumo è un ottimo programma per Windows che ti permette di organizzare la tua lista di attività grazie alla data di scadenza, allo stato di completamento e ai tags. Anche l’interfaccia è molto curata: è possibile provarlo gratis per 60 giorni.
- Things. Windows ti da l’allergia? ;-) A parte gli scherzi, se sei un amante della mela morsicata, Things è il programma per gestire le to-do list che fa per te. Tra i punti di forza: interfaccia elegante e pulita, filosofia GTD, sincronizzazione con iCal. Naturalmente non poteva mancare la versione per iPhone.
- Il tuo desktop. Mai pensato di volere avere la tua to-do list in bella vista sul tuo desktop? Magari integrata nello sfondo? Basta sfruttare una funzione un po’ dimenticata di Windows XP: l’Active Desktop. Questo articolo di lifehacker ti spiega come.
- Outlook. Il client di posta elettronica di Microsoft Office è tra gli strumenti di lavoro più diffusi. Per sapere tutto su come gestire le attività in Microsoft Office Outlook ti suggerisco di leggere “verifica degli elementi promemoria e delle attività” nel sito ufficiale di Office.
- Toodledo. L’applicazione web più completa per gestire i tuoi impegni. Toodledo ti permette tra le altre cose di definire i tuoi obiettivi annuali o di lungo termine, aiutandoti a mettere nella giusta prospettiva le attività quotidiane.
- Moleskine. Ma il Moleskine non era un taccuino? Si esatto, il Moleskine è il taccuino per antonomasia: a volte per gestire le nostre attività non servono complicati programmi, ma soltanto carta, penna e la determinazione nel voler realizzare i nostri obiettivi.
Tu cosa utilizzi per gestire le tue attività? Fammelo sapere nei commenti. Grazie.
Foto di Majiscup – Drink for Design
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In questo ambito sono un pò disorganizzato … quando mi capita la mattina mentre faccio colazione mi appunto su un foglio/agenda cosa ho intenzione di fare durante la giornata ma sono state occasioni più uniche che rare ;) Da oggi cercherò di sfruttare i tuoi consigli e ti saprò dire!
Al di la degli strumenti che utilizziamo quello che conta veramente è avere un sistema che ci permette di “fare” più che “pianificare”. ;-)
Ecco un’applicazione web per todo list appena sfornata.
Wipee list
Ciao, complimenti per il blog
Grazie Matteo: ho notato che trattiamo tematiche affini nei nostri blog, ho apprezzato in particolare il tuo ultimo articolo per uscire dalla crisi.
Andrea.
ciao e complimenti, sono articoli davvero interessanti ;)
Grazie mille Marco! Spero di ritrovarti presto qui sul blog.
Andrea
SimpleGTD mi piace molto!
Solo che…non so, ha un’aria “precaria”. Non vorrei che un giorno scomparisse con tutti i miei dati dentro…
(sono un avido utente di applicazioni “in the cloud”, ma solo quando ho una sensazione di fiducia…)
Ciao Micheal. Capisco la tua preoccupazione! ;-) Comunque, se non ricordo male, simpleGTD ha un’opzione per esportare i dati.
In alternativa puoi utilizzare Remember The Milk: grazie a google gears puoi sempre avere una copia in locale dei tuoi dati.
Se poi ti interessa l’impostazione Getting Things Done, stasera appena riesco, ti segnalo un articolo dove è descritto molto bene come impostare RTM per avere un vero e proprio sistema GTD.
Si, deve averne parlato lifhacker qualche tempo fa.
Uso già RTM, ma non mi sembra adattissimo a GTD…ci darò un occhio.
Grazie!
Quanto all’esportazione…si, un CSV che poi però dovrei importarmi da qualche parte…e dove? :)
Michael,
ho trovato l’articolo di cui ti parlavo: Advanced GTD with Remember The Milk
Eh eh… bella domanda per quanto riguarda il CSV! ;-)
Se sei un appassionato di Getting Things Done, allora ti consiglio Things: lo trovi sia in versione Mac che iPhone… un po’ caro, ma di ottima qualità.
Grazie, l’avevo trovato ieri sera e ho cominciato a fare il “setup”.
In effetti usavo RTM solo dall’interfaccia iGoogle recentemente, e avevo dimenticato quanto era comodo (le keyboard shortcut in particolare).
Ha ancora qualche cosina che non mi permette di definirlo perfetto per il GTD ma ci provo…
Things è ok, tuttavia costicchia e non mi va di essere legato al Mac. Ho anche un eeePC e voglio poter lavorare da *qualsiasi* computer.
Per quello dicevo che la cloud mi piaceva, ma volevo sicurezza :)
RTM sembra una buona via di mezzo, ora vediamo come va! Grazie!
Io uso RTM come applicazione separata grazie a Google Chrome (c’è l’opzione: create application shortcut) e per richiamarlo quando devo inserire una nuova attività al volo ho impostato una combinazione di tasti grazie ad AutoHotkey.
@ Michael + Andrea
I CSV si importano facilmente in Excell e Calc, anzi più che importare basta aprirli e seguire il wizard dell’importazione . . .
Per l’organizzazione delle idee e del processo che un progetto deve seguire, ho scoperto poco tempo fa gli outliner, ossia quei programmi che permettono di organizzare il testo in livelli in modo da poter essere facilmente modificato nella struttura. Ne esiste uno che ha una versione online da sincronizzare con l’iPhone, che in uno slancio di originalità hanno chiamato Outliner.
Personalmente uso Taskpaper; lo trovo di un’immediatezza e pulizia che definirei disarmanti. E’ possibile definire la struttura per Progetti, Azioni e Note. Ogni elemento può essere taggato per creare ricerche e tab dedicati. Lo uso in buona parte tramite comandi a tastiera. A breve dovrebbe uscire anche la versione per il melafonino.
Lorenzo
Direi che quella degli outliner è una soluzione molto efficace e minimalista.
Nel mio caso avevo però la necessità di definire scadenze anche molto lontane nel tempo, ed un semplice outliner non sarebbe stato sufficiente.
Grazie del commento.
Andrea.
Manca il programma Rainlendar, che è qualcosa di eccezzionale!.
http://www.rainlendar.net/cms/index.php
Ciao Andrea,,,grazie per il blog, lo sto divorando, è utilissimo!
Vorrei contribuire, se può essere utile, esponendovi il mio sistema organizzativo attuale, che dopo anni di sperimentazioni si è rivelato funzionale, almeno per me…dunque:
NELLA VITA QUOTIDIANA
appunto nuovi todo su uno di questi strumenti, in base a quale mi risulta più comodo al momento:
a) cellulare (note vocali)
b) la mia agenda settimanale (vedi dopo)
c) un file sul desktop chiamato next.txt
OGNI DOMENICA SERA
1) COLLEZIONO TUTTI I TODO
colleziono tutti i todo nel file next.txt. li prelevo da: email, sms, raccoglitore documenti cartacei, desktop del pc, note su cellulare, agenda settimanale. se per eseguirli ci vogliono meno di 2 minuti, li eseguo lì per lì (GTD). al termine di questa operazione, tutte queste “scatole” devono essere vuote!
2) CATALOGO I TODO NELLE SEZIONI
passo in rassegna, uno ad uno, i todo raccolti nel next.txt, e li taglio-incollo in altri files di testo che rappresentano i settori della mia vita: azienda, lavori, doti, faccende, divertimento
3) REDIGO L’AGENDA SETTIMANALE
passo in rassegna i files sopracitati, scelgo i todo ed obiettivi settimanali e compilo l’agenda settimanale. quest’ultima è un foglio a4 diviso in 2 parti: sopra metto gli obiettivi “strategici” divisi per settori. sotto divido in 7 colonne che uso come agende giornaliere. userò la facciata posteriore per appunti e todo che esulano dalla settimana attuale. al termine di questa operazione, next.txt deve essere vuoto!
Ad oggi ho provato DECINE di software per pc e applicazioni per android (c’ho comprato un galaxy S2 apposta) ma niente supera questo sistema per praticità ed ordine. i miei clienti sono entusiasti di come io rammenti ogni loro esigenza e io mi sento molto più sereno e libero mentalmente di quando cercavo di ricordarmi le cose a tentoni!
Sperando di essere stato utile,
Marco
Grazie Marco per aver condiviso il tuo metodo: molto interessante.
Andrea.
Io uso l’agenda ma molto raramente ….
Oggi mi impegno! :)
Bellissima l’organizzazione di Marco Panichi, chissà se è ancora attuale. Andrea, volevo chiederti: visto che il post è un pò datato, questi programmi che elenchi nell’articolo sono ancora di attuali oppure ce ne sono di altri più utili? Grazie mille di tutto