Capire come organizzare il tempo è una delle abilità chiave per avere successo nella vita. In questo articolo ti svelerò le 8 cose che le persone super-produttive fanno in modo diverso da tutti gli altri.
- Le persone di successo hanno 1.440 buone ragioni per non perdere tempo
- Lavorano sulle loro attività più importanti almeno 2 ore ogni mattina
- NON usano le famigerate to-do list (liste di cose da fare)
- La maggioranza degli intervistati usa questo trucco per smettere di procrastinare
- Non fanno quasi mai straordinari
- Hanno un taccuino sempre a portata di mano
- Hanno imparato a gestire la propria energia
- Usano la regola del “singolo tocco”
“La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che tu sei il pilota.”
Michael Altshuler.
Studio. Lavoro. Casa. Passioni.
Quando cerchiamo di conciliare tutto sembriamo dei giocolieri con troppe palline tra le mani. O, peggio ancora, siamo così sopraffatti dagli impegni che finiamo inevitabilmente per perdere tempo in inutili distrazioni, che a malapena alleviano la nostra crescente ansia.
Non è forse così?
Pensaci. Quando è stata l’ultima volta che sei tornato a casa soddisfatto dopo una giornata di lavoro super-produttiva, in cui sei riuscito a concludere tutto quello che ti eri prefissato di portare a termine?
Ah sì, giusto, è successo vener… MAI!
Il punto è che viviamo in questo circolo vizioso fatto di stress, impegni senza fine e scarse soddisfazioni e come criceti corriamo all’impazzata dentro la nostra ruota di plastica, senza arrivare mai davvero da nessuna parte.
Deve esistere un modo migliore per organizzare il nostro tempo. Deve esistere un modo migliore per vivere la nostra vita professionale (e non solo).
Prova ne sono i risultati di quelle persone che sembrano avere giornate da 48 ore. Persone super-produttive che per qualche ragione inspiegabile sono in grado di realizzare in poche settimane progressi che a noi comuni mortali richiederebbero anni interi.
Qual è il loro segreto? Come diamine riescono a organizzare la giornata?
In questo articolo cercherò di rispondere proprio a questi interrogativi.
Ps. Ricordati di arrivare fino alla fine: al termine del post c’è una sorpresa speciale per te.
“Qual è il tuo segreto numero uno per organizzare il tempo?”
Questa è la domanda che Kevin Kruse, esperto di produttività personale, ha fatto negli ultimi 2 anni a:
- 7 miliardari (tra cui il nostro amico Mark Cuban).
- 13 campioni olimpici.
- 29 studenti eccellenti di università americane dell’Ivy League (Harvard, Stanford, MIT, etc.).
- 239 imprenditori con attività multi-milionarie.
Insomma, un “campioncino” di persone eccellenti, ma soprattutto persone super-produttive!
Le loro risposte?
Naturalmente ogni professionista ha il suo piccolo sporco segreto per organizzare la giornata, eppure, analizzando le centinaia di risposte ottenute in questi due anni di ricerca, Kruse ha notato degli “schemi ricorrenti”: abitudini, scelte, routine quotidiane che sembrano accomunare questi leader nei rispettivi settori.
Nello specifico, sono almeno 8 le cose che le persone super-produttive fanno diversamente da tutti gli altri.
Che ne dici, ti va di scoprirle?
Le persone super-produttive danno valore a ogni minuto
1. Le persone di successo hanno 1.440 buone ragioni per non perdere tempo
Puoi perdere soldi e rifarti in un secondo momento, ma ogni minuto che perdi è irrecuperabile.
Questa ossessione per il tempo sembra contraddistinguere tutte le persone intervistate da Mr. Kruse.
La ginnasta olimpica Shannon Miller arriva addirittura a programmare le proprie giornate al minuto.
Probabilmente non abbiamo bisogno di arrivare a questi estremi, ma è importante che tu abbia la consapevolezza di avere a disposizione, ogni giorno, 1.440 minuti nuovi di zecca e che è tua responsabilità farli fruttare al meglio. Lo devi a te stesso.
2. Lavorano sulle loro attività più importanti almeno 2 ore ogni mattina
Tutti noi abbiamo giornate stra-incasinate, ma quante delle attività che portiamo avanti ogni giorno sono davvero importanti? Quante ci permettono di fare reali progressi? Quante avranno un impatto sulla nostra vita da qui a 5 anni?
Chi sa organizzare il tempo in maniera efficace si pone questa domanda ogni santo giorno e conosce molto bene la risposta.
La conosce talmente bene da dedicare a queste attività almeno 2 ore al giorno ogni mattina.
Prova a pensarci: dove sarai tra un anno, se ogni giorno dedicherai almeno 2 ore al mattino alle attività più importanti per il tuo studio, il tuo lavoro, il tuo business?
Senza andare troppo lontano nel tempo: dove sarai tra 3 mesi se adotterai questa semplice abitudine?
Ti consiglio di iniziare il prima possibile una #sfida90901 per scoprirlo ;-)
3. NON usano le famigerate to-do list (liste di cose da fare)
Alla domanda “Come organizzare una giornata produttiva”, la to-do list è generalmente la prima risposta degli espherti.
Tant’è che sono nati addirittura dei sistemi di produttività personale completamente fondati su liste, simbolini grafici e taccuini vari.
Le to-do list chilometriche e in generale questi sistemi cervellotici di organizzazione delle attività sono l’ideale per chi ama spendere ore a fare i ghirigori sui suoi taccuini, ma difficilmente ti renderanno più produttivo, forse di qualche minuto.
Non è un caso che la maggioranza dei nostri intervistati d’eccellenza abbiano ammesso di NON utilizzare una to-do list.
Le liste di cose da fare hanno infatti un terribile difetto…
Si trasformano spesso in “liste di cose che non riuscirò mai a fare“! E tutte quelle attività che rimangono sulla nostra lista per giorni interi non fanno altro che generare stress, a causa del famoso effetto Zeigarnik.
Chi è davvero super-produttivo preferisce di gran lunga utilizzare il proprio calendario per pianificare le attività, che si tratti di lavoro o di tempo libero.
Nel momento in cui fissiamo dei blocchi di tempo nel nostro calendario, sappiamo subito cosa saremo in grado di fare in una giornata e cosa invece dev’essere tralasciato.
Le persone di successo “viaggiano nel tempo”
4. La maggioranza degli intervistati usa questo trucco per smettere di procrastinare
Chi ha letto Start! il manuale anti-procrastinazione, sa bene che “Io presente” e “Io futuro” sono molto più simili di quanto vorremmo pensare.
In generale, quando ci troviamo a stabilire come organizzare la giornata, noi facciamo troppo affidamento sul nostro “Io futuro”, considerandolo una specie di super-eroe in grado di recuperare zilioni di ore di lavoro rimandate, allenamenti mai fatti e diete mai rispettate!
La verità è che il nostro “Io futuro” ci somiglia molto. Anzi: probabilmente sarà più stanco, stressato e demotivato.
La gran parte delle persone intervistate da Kevin Kruse è consapevole di questo inganno mentale e si assicura, nel presente, di adottare tutte le contro-misure necessarie affinché l’Io futuro rispetti gli impegni presi.
Un esempio? Se intraprendono una dieta, si assicurano di aver eliminato da ogni scompartimento della cucina tutti i cibi spazzatura.
5. Non fanno quasi mai straordinari
Ricordo ancora i “lunghi” quando lavoravo come consulente di direzione, ovvero quelle giornate di lavoro che iniziavano alle 8 del mattino e terminavano alle 8 di sera… del giorno dopo.
Li odiavo. Come odiavo anche i weekend passati in ufficio.
Li odiavo perché come appassionato di produttività personale sapevo perfettamente che queste tirate lavorative erano assolutamente controproducenti.
E che che ne dicessero i miei capi di allora, a quanto pare avevo ragione.
Le persone super-produttive hanno un’etica del lavoro ferrea, ma sanno bene che la produttività personale ha un picco e che ogni minuto che spendiamo a lavorare quando ormai abbiamo superato quel picco è un minuto di lavoro sprecato.
Molto meglio staccare, rigenerarsi e ripartire con energie fresche il giorno dopo.
(Su questo tema ti consiglio di approfondire il concetto di stress-recovery routine di cui ti ho parlato in questo articolo).
6. Hanno un taccuino sempre a portata di mano
Richard Branson ha affermato in più occasioni che senza il suo fidato taccuino probabilmente non sarebbe riuscito a creare quell’impero chiamato Virgin.
Il punto è che la maggior parte delle persone considera il proprio cervello un magazzino, quando in realtà è un sofisticato elaboratore di idee e soluzioni.
Non è dunque un caso che diversi intervistati utilizzino un taccuino per catturare idee, riflessioni, appunti e per liberare rapidamente la propria mente.
Le persone intervistate da Kruse sanno che organizzare il tempo è una chimera
7. Hanno imparato a gestire la propria energia
Si parla quasi sempre di gestire il tempo, organizzare il tempo, time management, ma alla fine, come abbiamo visto, abbiamo tutti 1.440 minuti al giorno.
Quello che possiamo davvero gestire è quindi il nostro livello di energia.
Imprenditori, atleti e studenti di successo sanno perfettamente quanto sia importante gestire le proprie riserve di energia e non perdono occasione per rimpinguarle con una buona dose di sonno, cibo sano e sport.
(Se vuoi approfondire il tema “energia”, leggi questo articolo: “Sei sempre stanco? Le 4 forme di energia che devi imparare a gestire“).
8. Usano la regola del “singolo tocco”
Sei di quelli che controllano la propria email sullo smartphone tutto il giorno, anche fuori dall’orario di lavoro? O magari inizi un’attività, la interrompi dopo pochi minuti, per trascinartela dietro per giornate intere?
Nulla di più sbagliato!
Ogni volta che iniziamo un’attività, senza avere la volontà o la possibilità di smarcarla o portarla a termine, stiamo sprecando tempo.
Pensa all’esempio dell’email.
Magari leggi un messaggio di lavoro sullo smartphone mentre sei fermo al semaforo, naturalmente non riesci a rispondere, intanto però si insinuano nella tua mente 27 possibili risposte. Arrivi in ufficio, riapri l’email, inizi a scrivere una risposta, ma sei interrotto da un collega. Ritorni dal pranzo, riapri la stessa email per l’ennesima volta, la devi rileggere e spendi un’altra mezz’ora per dare finalmente una risposta.
Quanto tempo avresti risparmiato, se avessi “toccato” quell’email una sola volta, magari in un momento in cui eri sicuro di poterti ritagliare 15 minuti per una risposta ben ponderata?
Ecco, le persone che sanno organizzare il proprio tempo evitano questo errore come la peste e si impongono la regola del “singolo tocco”:
“Ogni attività va svolta il numero minore di volte (possibilmente una) e nel momento più adatto.”
Non limitarti ad organizzare il tempo… Crea Tempo
Mi auguro tu abbia trovato come sempre spunti utili per la tua produttività personale in questo articolo.
In questa sezione del sito trovi ulteriori articoli utili per gestire meglio il tuo tempo e, se sei interessato a entrare ancora più nel pratico, ho raccolto anche degli esercizi per la gestione del proprio tempo.
Ora, come promesso, prima di salutarti, ho una sorpresa per te.
A brevissimo riapriremo ufficialmente le iscrizioni al video-corso avanzato di Crea Tempo.
Crea Tempo ha un obiettivo molto chiaro…
Darti un metodo, il metodo L.E.V.A. (Libera, Eleva, Valuta, Agisci), che ti consenta di:
- Recuperare 20h a settimana da poter dedicare ai tuoi sogni, alle tue ambizioni, alle tue passioni, alle persone che ami e al tuo relax.
- Raddoppiare la tua produttività personale (2x).
Proprio in vista dell’imminente riapertura, ho deciso di realizzare per tutti i lettori di EfficaceMente un instant course gratuito di 10 lezioni in 10 giorni: “60 Minute Challenge“.
Scopriremo insieme quali sono i 10 vampiri del tuo tempo, ovvero tutte quelle cattive abitudini che ti succhiano via energia e risorse che potresti invece dedicare ai tuoi interessi personali.
Alla fine di questo percorso gratuito, se metterai in pratica quanto appreso, sarai capace di guadagnare 60 minuti in più ogni giorno…
Mica male, eh? 😜
Se vuoi partecipare alla “60 Minute Challenge” ti basterà cliccare sul bottone arancio qui sotto e registrarti al form di iscrizione.
P.S Se ti registrerai oggi inoltre riceverai subito il programma delle 10 lezioni dell’instant course e un video Bonus esclusivo preso direttamente dal corso avanzato di Crea Tempo!
Cosa stai aspettando? Partecipa subito alla “challenge“, mettiti in gioco e scopri quanto 60 minuti in più al giorno possano fare la differenza…
ISCRIVITI ALLA 60 MINUTE CHALLENGE 》
P.P.S
Ti voglio ricordare inoltre che la partecipazione alla Challenge dei 60 minuti è completamente gratis e non ti vincolerà in alcun modo all’acquisto del corso avanzato di Crea Tempo.
Un saluto,
Andrea Giuliodori.
Scopri le funzionalità premium di EfficaceMente e ricevi subito l’esclusiva raccolta cartacea +E.
La Produttività è tema sempre importantissimo. Spesso si sente dire che occorrerebbero giornate di 48 ore, anche se credo che chi si incasina con 24 avrebbe modo di incasinarsi anche con le 48.
Comunque, detto ciò, il contenuto dell’articolo è utile e prezioso. Trovo che la questione energia sia centrale, oltre al metodo. L’eliminazione o riduzione delle cose inutili o che, come le sirene, tentano e distraggono, è fondamentale.
E’ un po come chi è a Dieta e in cucina trova nutella, patatine fritte, ecc. Magari all’inizio resiste, poi un giorno un attacco di fame si fa tentate e zac, gode in quel momento ma poi il senso di colpa. Come per la dieta cosi per tutto.
Disciplina & Metodo !
p.s. l’istanza al gruppo l’ho inviata da un pezzo :)
p.p.s. complimenti per aver sfondato il muro dei tredicimila iscritti
Ottimo articolo.
Non concordo in pieno con il punto 5. Le cose da fare richiedono un certo tempo, che oltre un certo punto è incomprimibile. Se io lavoro 5 ore al giorno, per quanto possa essere efficiente, non potrò fare tutto quello che voglio.
C’è un motivo se certi CEO della Silicon Valley lavorano 12 ore al giorno: hanno troppe cose da fare. Sicuramente magari potrebbero ottimizzarsi e lavorarne 10, ma non credo potrebbero arrivare mai a 6.
I founders di Basecamp non sarebbero d’accordo… :-D
Sinceramente non mi ritrovo con il punto 3: quando devi pianificare qualcosa di moderamente elaborato butto giù su carta l’elenco delle cose da fare, anche se non sono cose da fare subito. Il solo fatto di scriverle nero su bianco mi libera la testa e mi permette di concentrarmi meglio. Hai qualche riferimento/articolo sulle alternative alle liste?
Ci sono degli ottimi spunti, Andrea, come sempre. Penso che tutto vada preso con buon senso. Tra fare TO-DO list chilometriche e buttare giu` alcuni punti importanti ce ne passa. Ad ogni modo, a lavoro usiamo il metodo “Agile” che, tra le varie tecniche di approccio ad un problema complesso, prevede una lista ragionevolmente dettagliata di cio` che si deve fare, chi lo deve fare, quanto tempo si pensa di impiegarci e che priorita` si assegna al problema. In genere la pianificazione si fa a medio e corto termine. Alla preparazione della lista si dedica normalmente una mezza giornata Nel corso del progetto si aggiorna lo stadio di ciascun punto (work in progress, risolto, eliminato, se vi sono dei problemi in corso d’opera che bloccano il resto del lavoro, etc..) e solo se necessario si creano dei tasks addizionali.
Il taccuino non è meglio sostituirlo alla sua versione informatica? Sul telefono è sicuramente più telefono e meno ingombrante, niente penna, niente taccuino da portare in giro, e non c’è il rischio che qualcuno legga…
É diverso: il taccuino elettronico è più comodo, ma quello cartaceo ti permette di elaborare nell’inconscio quello che hai scritto.
Io onestamente li uso entrambi, ma preferisco il cartaceo
Articolo interessante come al solito (leggo EfficaceMente da parecchio pur senza aver mai commentato nulla). Ho un unico dubbio riguardante il punto n.6: spesso mi capita, quando cerco di appuntarmi un’intuizione o uno spunto particolare, che un’idea tiri l’altra e che il tutto si trasformi in un listone enorme e privo di senso. Come posso evitare che accada tutto questo?
Interessante, ma il corso? Che fine ha fatto?
Ciao Alessandro, abbiamo chiuso le iscrizioni. Era possibile iscriversi dal 2 ottobre al 9 ottobre :)
Se ti interessa e vuoi rimanere informato su quando le riapriremo, puoi iscriverti alla lista dedicata e al relativo gruppo Facebook.
Articolo super interessante. La più grande illuminazione è probabilmente il fatto che è impossibile gestire il tempo! In effetti ognuno di noi ha esattamente 24 ore, che scorrono sempre e comunque. Ho però una domanda per te sul fatto di non utilizzare le to-do list. Personalmente io non ho una vera e propria to do list, ma un cosiddetto mind dump (“scarica mente”): qualsiasi cosa da fare che mi venga in mente la scrivo lì e non ci penso fino alla sera, quando pianifico il giorni dopo sul calendario (e lì eventualmente inserisco qualcosa dalla mind dump): che te ne pare? O metti direttamente sul calendario qualsiasi cosa da fare che ti venga in mente (“cazz* devo comprare le uova/penne e quaderni/ i miei preservativi preferiti :-D)
Tu che stratagemma adotti per essere produttivo?
Ma chi è Richard Branson quello della foto? Ma lo sai che ha l’adhd e quindi soffre di “time blindness”? Mi pare proprio il testimonial adatto…
Cara Arianna, sì, quello è Richard Branson e sì da piccolino era dislessico e sì (anche) per questo è uno dei migliori testimonial quando si parla di produttività.
Chi ha conoscenza superficiale della materia infatti pensa alla produttività o alla gestione del tempo come a qualcosa di legato a liste, agende, e controllo spasmodico del tempo.
Al contrario la produttività non è altro che la capacità di ottenere risultati straordinari a partire da risorse scarse (il tempo, il focus, l’energia, etc.)
Considerati i risultati ottenuti da Sir Richard Branson e considerati i suoi “limiti”, direi che non c’è testimonial migliore sull’argomento. Ciao.
In effetti.
Solo un piccolo accorgimento: MIT e Stanford non fanno parte dell’Ivy League delle università Americane, solo Harvard. Ovviamente non significa che siano tra le migliori università al mondo.
Grazie dell’appunto Francesco!
Eccezionale come sempre (da un ex procrastinatore ora medico)
Grande!
Tutto bellissimo e pienamente condivisibile, ma come fare quando il tuo tempo non è pienamente tuo? Mi spiego meglio. Il mio problema è la gestione del tempo al lavoro; negli altri ambiti me la cavo (perchè, appunto, il tempo extralavortativo è mio e lo gestisco come meglio credo).
Premessa credo importante: da 6 mesi la mia collega d’ufficio si è data alla macchia, di sostituirla non se ne parla e io gestisco il lavoro di 2 persone, con sempre maggiori difficoltà. Applico tutte le strategie possibili per rendere il doppio nel tempo di lavoro ma…
..ma giornate come oggi mi buttano il morale sotto terra. Come ogni giorno, sono arrivata con un piano ben progettato: una grossa attività prioritaria da completare in mattinata, più un corollario di compiti minori, rimandabili e quindi da fare solo se effettivamente affrontabili con “un solo tocco” e in piena concentrazione. Bene, tra le 8:45 e le 9:15 mi sono piovute addosso tre diverse presunte emergenze, con ordine dei superiori di dare priorità assoluta a tutte e 3 (e fa già ridere così…). Dico presunte perchè nessuna delle tre era poi così vitale, avrebbero tranquillamente potuto attendere eppure.. mi sono ritrovata in un rimbalzo di email, chiamate, cose lasciate a metà e poi riprese, tutto ovviamente DA FARE PRIMA DI SUBITO ALTRIMENTI NON FACCIAMO PIU’ LA CACCA…E la MIA attività prioritaria è rimasta lì a dormire; certo, la posso ancora fare, ma con uno spirito ben diverso…
E questa situazione mi si presenta almeno 2-3 giorni la settimana e i miei “non ora” non valgono a nulla, con il risultato che i miei piani vanno a gambe all’aria, il lavoro si accumula e io mi vedo sempre più sommersa. E più la montagna si fa alta, più sale la voglia di smettere di pianificare e iniziare a procrastinare.
La mia non è una lamentela ma una sincera richiesta di consigli: che fare quando non si ha la possibilità di gestire il proprio tempo, a causa di richieste assillanti e inutili? A parte mandare a cacare il capo, o perdersi in ore e ore di straordinari (per la cronaca non retribuiti)?
Bellissimo, mi è piaciuta molto la strategia del singolo tocco e del taccuino, veramente molto interessante. Una cosa, il taccuino farebbe la parte di un Diario o riguarda idee, progetti, quindi riguarda la vita in generale o solo nell’ambito lavorativo?
Grazie
Io solitamente non separo nettamente vita e lavoro. Ma sono scelte personali.